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写作的重要性

最近带实习生,发现写作能力确实会是实习生最急需学习的能力,当然这里的写作能力并不是指写作文、写小说的能力,而是写文档、写通知的能力。

写作能力在职场的合作中至关重要,90% 的场景都需要用到文字去达成合作、说服、调动、拒绝、通知、解释的目的。高效的写作能力也不仅仅是体现在文档、PPT、Email等,也体现在沟通前的目标预设,沟通时的方案呈现上。我认为一篇沟通前的文档撰写,比 PPT 演示介绍来的更有效。文档更有利于描述目的和背景、促进达成共识、逐步积累和沉淀。

沟通结束后,记录也是一种写作能力的体现。一份好的书面化记录,能帮助我们记录决策国产,巩固决策结果,让决策和执行更有依据,并且其他人介入时,有更多资料能够对齐信息。

所以,写作能力是开展各项业务的基本能力,而高效的写作能力更是澄清问题和达成共识的工具。

公司应该鼓励写作

当工作时,经常会出现同事们对同一件事情有着不同的理解,对同一事件有着不同预期。我可能会考虑与大家沟通并撰写一篇文档来规范整个流程,让大家对整个事件流程有着清晰的认识,对结果也会有趋同的预期。

对于公司来说,肯定希望员工更高效的处理问题。写作往往需要大量的思考时间和撰写时间,并且许多写作能力较差的员工,撰写文档的时间更是会大大增加。但是我认为公司还是应该鼓励员工撰写文档,形成沉淀性的内容。

从短期来看:

  1. 形成结构化的思维
  2. 让相关人士都对齐项目信息
  3. 让团队逐步达成共识

从长期来看:

  1. 文档积累,让后参与的同事快速了解情况
  2. 让对应岗位、对应部门逐步沉淀出方法论
  3. 让领导有更多的决策依据

写作步骤和要点

1. 构思

  • 确定读者:清晰明白要写给谁,Ta 最想知道什么?
  • 金字塔原则:搭建有结构的框架,清晰高效的表达和分析问题
  • 组织材料:脑袋里知道哪些内容必须写,哪些材料只能参考

2. 写作

  • 开头直切主题:可以撰写完成后,提前最关键的信息到开头,方便读者快速了解
  • 逻辑合理、简洁具体
  • 给出建议而不是留下疑问
  • 数据 + 精准指标帮助决策

3. 修改

  • 删除非必要的形容词和副词
  • 删除非必要的短语
  • 检查格式和文字:务必保证无错别字这样的低级错误(若可以,中英文请空格

写作原则

  1. Don't Make Me Think
  2. 规范
  3. 结构化
  4. 简洁(职场写作 KISS 原则:keep it short and simple)
Last modification:November 18th, 2021 at 08:57 am
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